ERP-Vertrag: Was Sie wissen müssen
Ein ERP-Vertrag (Enterprise Resource Planning) ist ein wichtiger Bestandteil jeder ERP-Implementierung. Dieser Vertrag legt die Bedingungen für die Nutzung und den Betrieb der ERP-Software fest und ist für beide Parteien, den Softwareanbieter und das Unternehmen, von großer Bedeutung.
Was beinhaltet ein ERP-Vertrag?
Ein typischer ERP-Vertrag beinhaltet folgende Punkte:
1. Lizenzierung:
- Lizenztyp: Welche Art von Lizenz wird erworben (z. B. Named-User-Lizenz, Concurrent-Lizenz)?
- Lizenzgebühren: Wie hoch sind die Lizenzgebühren und wie werden sie berechnet (z. B. einmalig, jährlich)?
- Lizenzumfang: Welche Module und Funktionen sind in der Lizenz enthalten?
- Lizenzdauer: Wie lang ist die Laufzeit der Lizenz?
2. Wartung und Support:
- Support-Level: Welche Art von Support wird angeboten (z. B. Telefon-, E-Mail-, Online-Support)?
- Support-Zeiten: Wann ist der Support verfügbar (z. B. 24/7, geschäftliche Zeiten)?
- Wartungsgebühren: Wie hoch sind die Wartungskosten?
- Wartungsinhalte: Welche Leistungen sind im Wartungsumfang enthalten (z. B. Updates, Fehlerbehebungen, Dokumentation)?
3. Implementierung:
- Implementierungsplan: Wie wird die Implementierung durchgeführt (z. B. Projektplan, Meilensteine)?
- Implementierungskosten: Welche Kosten fallen für die Implementierung an?
- Implementierungsteam: Wer ist für die Implementierung verantwortlich (z. B. interne Ressourcen, externe Berater)?
- Implementierungsumfang: Welche Bereiche und Prozesse werden in die Implementierung einbezogen?
4. Datenschutz und Sicherheit:
- Datenverarbeitung: Wie werden die Daten des Unternehmens verarbeitet und gesichert?
- Datensicherheit: Welche Sicherheitsmaßnahmen werden getroffen (z. B. Verschlüsselung, Firewall)?
- Datenschutzbestimmungen: Wie werden die Datenschutzbestimmungen eingehalten (z. B. DSGVO, GDPR)?
5. Haftung:
- Haftungsbeschränkungen: Welche Haftung übernimmt der Softwareanbieter?
- Schadensersatzansprüche: Welche Schadensersatzansprüche hat das Unternehmen?
6. Kündigung:
- Kündigungsfrist: Wie lang ist die Kündigungsfrist?
- Kündigungsgebühren: Fallen bei einer Kündigung Gebühren an?
Wichtige Punkte beim Verhandeln eines ERP-Vertrags
- Lesen Sie den Vertrag sorgfältig: Achten Sie auf alle Klauseln und verstehen Sie die Bedeutung jeder Klausel.
- Verhandeln Sie die Konditionen: Scheuen Sie sich nicht, die Konditionen des Vertrags zu verhandeln und anzupassen.
- Holen Sie sich externe Beratung: Konsultieren Sie einen Fachanwalt oder Berater, der Erfahrung mit ERP-Verträgen hat.
- Dokumentieren Sie alles: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle Verhandlungen und Vereinbarungen.
Fazit
Ein ERP-Vertrag ist ein komplexes Dokument, das sorgfältig geprüft und verhandelt werden sollte. Durch die Kenntnis der wichtigsten Punkte und das Einholen von externer Beratung können Unternehmen einen Vertrag aushandeln, der ihre Bedürfnisse und Anforderungen optimal erfüllt.
